Je privacyrechten

Als student heb je recht om te weten wat er met je persoonsgegevens gebeurt en waarom.

Werkwijze UvA

Als uitgangspunt geldt dat de UvA je informeert over een gegevensverwerking, op het moment dat de UvA persoonsgegevens van jou verzamelt of ontvangt. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van toelichtende zinnen bij velden op een invulformulier. Daarnaast informeert de UvA je via de privacyverklaringExterne link.

Als student heb je het recht om jouw persoonsgegevens in te zien die door of namens de UvA zijn verwerkt.

Werkwijze UvA

Via het landelijke aanmeldportaal Studielink ontvangt de UvA de aanmeldgegevens van haar studenten. Deze gegevens slaan we op in het Studenten Informatie Systeem (SIS), het bronsysteem voor alle studentgegevens. SIS kent een koppeling met een aantal andere systemen die vanuit SIS gegevens voor verschillende doeleinden ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan het Identity Management Systeem voor het regelen van toegangs- en accountrechten. 

Zelf je gegevens inzien

Het recht op inzage kun je voor een belangrijk deel direct zelf uitoefenen door gebruik te maken van de volgende zelfbedieningsmogelijkheden:

• Je persoonsgegevens kun je inzien via Studielink.
• Je studievoortgangsgegevens kun je inzien via SIS, dat je kunt vinden via sis.uva.nlExterne link.

Welke gegevens deelt de UvA en waarom?

Naast de gegevens die je zelf kunt inzien in SIS, is er een overzicht van (hoofd)systemen die de UvA gebruikt om jouw persoonsgegevens in te verwerken.

Het recht op dataportabiliteit betekent dat je een verzoek kunt doen om je persoonsgegevens te verkrijgen in een 'machinaal leesbare vorm' of dat je deze rechtstreeks aan een andere instelling kunt laten overdragen. Dit kan alleen als de gegevensverwerking plaatsvindt op basis van toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en de UvA en als het alleen die gegevens betreft die rechtstreeks door jou aan de UvA zijn verstrekt.

De hierboven genoemde persoonsgegevens ontvangt de UvA niet rechtstreeks van jou als student, maar van Studielink. Deze gegevens kun je via Studielink opvragen en inzienExterne link. Via Studielink kun je deze gegevens ook doorsturen naar een andere onderwijsinstelling.

Naar aanleiding van een verzoek op inzage kun je ons verzoeken je gegevens te rectificeren, beperken, verwijderen of te ‘vergeten’.

Rectificatie van je gegevens

Het rectificeren van gegevens betreft het aanpassen of aanvullen van je gegevens. Zo’n verzoek kun je doen wanneer je gegevens niet (meer) kloppen of wanneer ze incompleet zijn. De UvA streeft naar de juistheid van je persoonsgegevens. De UvA rectificeert je gegevens dan ook graag, op jouw verzoek maar ook op eigen initiatief.

Let er op dat het recht op rectificatie is bedoeld om evidente fouten te herstellen in geval van eenvoudig vast te stellen onjuistheden. Denk aan een fout in je geboortedatum. Dit recht dient niet om een inhoudelijke heroverweging uit te laten voeren. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om tentamencijfers en onderzoeksresultaten te laten corrigeren, op grond van het recht op rectificatie.

Het is mogelijk dat de UvA jouw persoonsgegevens vanwege een wettelijke verplichting niet of enkel onder bepaalde voorwaarden mag wijzigen. Hiervan word je dan met een motivering op de hoogte gesteld.

Hoe kun je je gegevens wijzigen?

Je gegevens kan je wijzigen via StudielinkExterne link. Voor gegevens die je niet kan wijzigen kun je een verzoek doen via de Digitale Studenten Service Desk. De UvA kan daarbij niet afwijken van de gegevens die zijn opgenomen in de Basisregistratie Personen (BRP).

Beperking

Het recht op beperking houdt in dat de verwerking van je persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, tijdelijk wordt stilgezet. Dit recht kun je bijvoorbeeld inroepen wanneer je niet zeker bent van de juistheid van de gegevens die de UvA over je verwerkt. Bij een ‘verzoek tot beperking’ worden je persoonsgegevens niet verwijderd. Het moet immers mogelijk blijven om de door jou verzochte beperking weer ongedaan te maken.

Let er op dat, wanneer de UvA jouw persoonsgegevens vanwege een zwaarwegend belang nodig heeft, de UvA jouw persoonsgegevens voor dit doel mag en zal blijven verwerken. Het verzoek op beperking wordt dan afgewezen. Hiervan word je gemotiveerd op de hoogte gesteld.

Verwijdering en ‘vergetelheid’ van je gegevens

Daarnaast heb je het ‘recht op verwijdering’ en het ‘recht om vergeten te worden’. Zo is het mogelijk om de UvA te verzoeken je gegevens te verwijderen. Bovendien kun je de UvA verzoeken iedere koppeling naar je persoonsgegevens te verwijderen (‘vergeten worden’). Let er op dat ook het verzoek om persoonsgegevens te verwijderen en het verzoek om vergeten te worden kan worden afgewezen. Denk hierbij aan een wettelijke verwerkingsverplichting, een taak van algemeen belang of archivering.

Gegevens na afstuderen laten verwijderen

Onder bepaalde omstandigheden heb je het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer de verwerking onrechtmatig is. Dit recht is niet absoluut en moet altijd gewogen worden tegen andere rechten en belangen.

Aan het verzoek om je diplomaregistratie te verwijderen zal de UvA bijvoorbeeld geen gehoor geven. De UvA heeft op grond van de Archiefwet namelijk de verplichting om de diplomaregistratie te archiveren.

Hoewel het recht op vernietiging buiten toepassing mag worden gelaten, blijven passende waarborgen altijd nodig (denk aan de beveiliging en dataminimalisatie).

Een verzoek tot inzage in archiefbescheiden is overigens wel mogelijk, mits het een gericht verzoek betreft.

Aan de verwerking van je persoonsgegevens gaat een belangenafweging vooraf: je recht op privacy wordt afgewogen tegen het verwerkingsbelang. Deze afweging is algemeen en abstract.

Wanneer er voor jou een specifieke situatie geldt, kun je deze situatie kenbaar maken bij de UvA. Op deze manier kan de UvA het verwerkingsbelang heroverwegen op basis van jouw nieuwe of specifieke situatie. 

Wanneer een verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, is het niet mogelijk om bezwaar te maken. In dat geval kun je wel je toestemming intrekken.